Het leven van een directiesecretaresse

Vandaag steel ik schaamteloos blogcontent van Kelly. Maar het mag, ze moedigt het zelf aan! Een paar dagen geleden schreef ze een post over hoe ze haar werk als freelance journalist organiseert. Ze baseerde zich hiervoor op de How I Work-reeks van Lifehacker. Ik vertel hier niet zo heel veel over mijn werk, maar voor een gestructureerde vragenlijst (kwijl) maak ik graag een uitzondering. En vandaag heb ik mijn functioneringsgesprek gehad, dus ik blijf helemaal in thema.

Huidige job: Directiesecretaresse
Huidige mobiele toestellen: iPhone 5 (privé), simpele Samsung (voor het werk), iPad 1 (ja dat lezen jullie goed, ÉÉN)
Huidige computer: Laptop van HP op het werk, laptop van Lenovo en een vaste computer thuis

Zonder welke apps/tools/software kun jij niet werken en waarom?

Zonder Outlook zou ik hier maar zitten koekeloeren en voor mij uit staren. Ik krijg de hele dag mails binnen met vragen om afspraken vast te leggen, documenten door te sturen, zalen te boeken, catering te bestellen,… Mijn hoofdbezigheid is om de agenda van mijn baas te beheren, en dat gebeurt ook via Outlook. Sinds kort hebben ze hier ook Lync geïnstalleerd, maar dat zet ik meteen af van zodra ik opgestart ben ’s ochtends. Ik denk dat het een goed systeem is voor de mensen die thuis werken en niet constant Outlook hebben openstaan, maar als je gewoon op je werk bent zie ik de meerwaarde niet echt. Maar misschien ben ik fout, en kan ik binnen een paar maanden niet meer zonder. In mijn persoonlijk leven zou ik het heel moeilijk vinden om Bloglovin en Pocket te laten vallen. Bloglovin voor de blogs (duh), en Pocket voor alle filmpjes/artikels/lijstjes/recepten die ik online zie passeren maar waar ik geen tijd voor heb om ze te lezen.

Hoe ziet je bureau eruit?

Zo:

Voor wie het interesseert: mijn bureaubladachtergrond is een wandelende kat die zegt “Came in. Fucked shit up. Walked out.” Beetje genant als ik hem vergeet af te zetten tijdens managementpresentaties.

Ik heb ook naast mij nog een kast staan die vol zit met mijn archief en de mapjes en dossiers waar ik elke dag mee moet werken. Het lijkt een rommeltje, maar geloof mij, het is nog erger geweest.

Wat is je beste tijdsbesparende shortcut/lifehack?

Het klinkt heel banaal en simpel, maar: dingen groeperen. Niet tien keer iets afdrukken en dan ook tien keer naar de printer lopen, maar als je iets moet printen automatisch denken: “Moet ik het komende uur nog iets anders printen, en kan ik dat niet nu al doen?” Als je ergens iets moet gaan afgeven, even rondkijken of er niet nog iets bij de uitgaande post ligt dat je kan meenemen en dan kan afgeven op een bureau waar je passeert onderweg. Als je een mail stuurt naar een collega met een vraag, even nadenken of er niet nog iets is waar je die collega in de loop van de dag voor nodig hebt. Zo kan je al je vragen bundelen in één mail, in plaats van die collega te bombarderen met vijftien mails elke vijf minuten.

Wat is je favoriete to do list manager?

Ik heb al de meest uiteenlopende systemen getest in de zes jaar dat ik hier al werk. Kleurencodes, mails naar mijzelf sturen, notities in Outlook, vlaggetjes naast mails, post-its… De eerste jaren heb ik zowat alles uitgeprobeerd, maar nooit iets gevonden dat bij mij paste. Tot ik besefte dat ik mijn liefde voor schriftjes kon combineren met een goed to-do-systeem. Sinds een jaar of drie maak ik dus gewoon mijn eigen agenda en to-do-lijst. Ik kies om de zoveel maanden een nieuw schriftje uit mijn collectie thuis, en spendeer dan een half uurtje aan het pimpen van dat schriftje tot een heuse planner.

Omdat de info van mijn bedrijf en baas vertrouwelijk is, kan ik geen foto van mijn echte schriftje delen. Dus heb ik een fictieve pagina gemaakt. Alles is gelogen, behalve dat ik mijn goeie vriend Barack moet terugbellen. Daar moet ik echt eens werk van maken.

Omdat de info van mijn bedrijf en baas vertrouwelijk is, kan ik geen foto van mijn echte schriftje delen. Dus heb ik een fictieve pagina gemaakt. Alles is gelogen, behalve dat ik mijn goeie vriend Barack moet terugbellen. Daar moet ik echt eens werk van maken.

Elke dag krijgt een dubbele pagina. Op de linkerpagina schrijf ik de planning van mijn baas zodat ik niet telkens Outlook moet openen om zijn agenda te zien. Daaronder is er dan nog een halve lege pagina. Die gebruik ik om doorheen de dag op te kribbelen. Mensen die ik moet terugbellen, telefoonnummers, korte geheugensteuntjes,… De rechterpagina is mijn to-do-lijst. Die lijst evolueert heel de dag. Er komen dingen bij, er worden taakjes afgevinkt, ik schuif dingen door naar de dag nadien (met een pijltje in het afvink-vakje). Elke ochtend kijk ik naar de to-do-lijst van de dag voordien, en neem ik de dingen die ik niet heb afgekregen mee naar vandaag. Dat systeem werkt misschien niet voor iedereen, maar wel voor mij. Iedereen werkt anders, en je moet gewoon zoeken tot je iets vindt dat voor jou het handigst is!

Is er naast je telefoon en computer een gadget waar je niet zonder kan?

Op het werk: mijn hoofdtelefoon. Ik werk op een landschapsbureau met 6 andere collega’s. Meestal zitten we niet alle 7 op hetzelfde moment samen, maar het gebeurt wel eens dat het een beetje te druk wordt en dat ik dan afgeleid word door conversaties, de radio of mensen die binnen en buiten komen lopen. Dan is mijn hoofdtelefoon een welkome redding. Thuis: mijn tv 🙂

In welke alledaagse bezigheid ben jij beter dan de rest? Wat is je geheim?

Ik ben een plantrekker. Als ik een probleem heb, probeer ik het eerst zelf op te lossen voor ik hulp ga vragen bij iemand anders. Een van mijn grootste ergernissen op het werk is als mensen mij uit mijn concentratie halen of mijn tijd verspillen door mij dingen te vragen die ze evengoed zelf hadden kunnen vinden als ze er gewoon een minuutje de tijd voor hadden genomen. Dát, en als mijn naam verkeerd wordt geschreven in mailconversaties.

Waar luister je naar terwijl je werkt?

Naar de radio (MNM), en naar muziek op YouTube als het een beetje te druk wordt rond mij.

Wat ben je op dit moment aan het lezen?

Under The Dome van Stephen King, en als ik ’s avonds te moe ben om nog moeilijke Engelse zinnen te lezen dan wordt het eerder de TV-Familie.

Ben je eerder een introvert of een extrovert?

Bij een select groepje van mensen die ik goed ken en vertrouw ben ik een extrovert, maar tegenover de grote boze buitenwereld ben ik eerder een introvert. Misschien heeft het feit dat ik enig kind ben er wel mee te maken, ik heb er geen probleem mee om tijd alleen met mijzelf door te brengen. Toen ik wat jonger was, deed ik iets te veel mijn best om een extrovert te zijn. De laatste jaren besef ik dat er helemaal niets mis is met een introvert leven, en dat het geen schande is om niet in te gaan op dingen die je niet wil doen.

Hoe ziet je slaaproutine eruit?

Om 23u gaan we slapen. Ik heb niet veel tijd nodig om mij klaar te maken, ik spring gewoon uit mijn kleren en in bed. En dan hebben Het Vriendje en ik een vast ritueel: eerst zingen we een zelfgemaakt slaapliedje, en dan zeggen we om de beurt wat we die dag leuk en lief vonden aan elkaar. Als jullie aan het wenen zijn van ontroering nu, dat is ok hoor. Laat u maar eens goed gaan.

Vul in: ik zou graag _____________ deze vraagjes laten beantwoorden.

Oprah.

Wat is het beste advies dat je ooit kreeg?

Dat kleine dingen waar je je vandaag zorgen over maakt, waarschijnlijk binnen vijf jaar totaal niet meer van belang zijn.
“Resentment is like taking poison, and expecting the other person to die.” (Ik zou mij daar beter wat meer aan houden, want ik ben zo ongeveer de minst vergevingsgezinde persoon ter wereld)
En ALLES wat er ooit uit Dr Phil zijn mond gekomen is. Ja lach maar. Dr Phil is mijn guru.

Is er iets dat je hieraan wilt toevoegen dat ook interessant kan zijn voor je lezers?

Nee. Ik ben volledig uitgetypt. Ik heb een dutje nodig nu.

Als je graag meedoet, be my guest! Zet de link maar in de comments, en dan link ik door in de Zamenvattende Zondag!

Advertenties

2 thoughts on “Het leven van een directiesecretaresse

  1. Pingback: Hoe een freelance journalist werkt: tips en tools | Tales from the Crib

  2. Pingback: Vijf geboden voor de moderne luie mens | Voskosmos

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s